Personalakten
Übernahme
Wir übernehmen Ihre Papier-Akten und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen die optimale Struktur Ihrer digitalen Personalakte. Sollten Sie eine Akte während des Digitalisierungsprozesses benötigen, können Sie jederzeit unseren On Demand-Service nutzen. Wir ziehen die Digitalisierung der benötigten Akte vor und stellen Ihnen die Dokumente binnen 24 Stunden zur Verfügung.
Kategorisierung und Strukturierung
Ihre Digitalisierer unterstützen Sie bei der passgenauen Strukturierung und Aufbereitung Ihrer Personalakten.
Eine Verschlagwortung der gescannten Akten erleichtert die Recherche erheblich und beschleunigt den Bearbeitungsprozess. Durch das Scannen mittels OCR-Texterkennung haben Sie jederzeit die Möglichkeit per Volltextsuche Begriffe innerhalb der Akten zu recherchieren.
Häufig genutzte Indizes für Personalakten sind:
- Personalnummer
- Eintrittsdatum
- Name, Vorname
Namensänderungen, Gehaltsanpassungen, Weiterbildungen und vieles mehr sind Dokumente, die in Personalakten abgelegt werden müssen. Um effizient mit den Personalakten zu arbeiten, ist es sinnvoll, den Dokumenten feste Kategorien zuzuweisen.
Diese Kategorisierung der Personalakten im Vorfeld der Digitalisierung erleichtert die Gliederung und Vereinheitlichung Ihrer Akten und steigert die Übersichtlichkeit. Zudem können Sie die gewünschten Kategorien und Schlagwörter entsprechend Ihres HR-Tool festlegen oder die Akten so bereits für ein zukünftiges HR-Programm vorbereiten. Die zusätzliche Verwendung von QR-Codes für die jeweiligen Abschnitte beschleunigt die Aktenvorbereitung und den angeschlossenen Scanprozess. Gern übernehmen wir für Sie die Einrichtung und Erstellung entsprechender Barcodes oder QR-Codes.
Wesentliche Kategorien können sein:
- Performance
- Bewerbung
- Krankheit
- Urlaub
- Lohn und Gehaltsabrechnungen
Strukturierung von Dokumenten
Zertifikate, ärztliche Unterlagen und ähnliches unterliegen besonderen Aufbewahrungsfristen. Es ist hilfreich, eine Negativliste zu erstellen, um nicht benötigte Dokumente vor der Digitalisierung auszusortieren. Wir bereinigen und strukturieren Ihre Dokumente entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen und beachten die Vorgaben für das Speichern von personenbezogenen Daten.
Dokumente für die Negativliste:
- Listen und Übersichten über Krankheitstage und Krankheitsgründe
- Ärztliche und psychologische Unterlagen
- Politische Ausrichtung
- Religiöse Zugehörigkeit (es sei denn aus steuerlichen Gründen notwendig)
- Private Vorlieben
- Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
Implementierung in Ihr HR-Tool
Entsprechend der Kategorien sind Sie in der Lage, die digitalisierten Dokumente unmittelbar in Ihr HR-Programm zu implementieren. Je nach Berechtigungen, können auch Mitarbeitende Zugriff auf Ihre digitale Personalakte erhalten und ausgewählte Dokumente verwalten.
Ihre Vorteile:
- leichtes Navigieren innerhalb der Personalakten
- schneller Zugriff auf die benötigten Informationen
- platzsparende Verwaltung Ihres Personalstammes
- gepflegte Datenbasis - immer auf dem aktuellen Stand
- medienbruchfreies Arbeiten
- schneller Zugriff auf alle Dokumente
- Implementierung in Ihr Dokumentenmanagementsystem bzw. HR-Tool (HR-Works, Softgarden, factorial, Personio)
- einheitliche Verschlagwortung der Dokumente
- ortsungebundener Zugriff je nach Zugriffsrechten auch für die Mitarbeitenden