Vorteile von digitaler Briefpost
Der tägliche Eingang der Post in Papierform ist eine Herausforderung für viele Unternehmen. Die Bearbeitung der Post bindet Zeit und Kosten, außerdem ist sie mitunter nicht transparent und fehleranfällig. Wie können Mitarbeitende im Außendienst oder im Homeoffice ihre Post empfangen? Welche Ressourcen bindet ein Unternehmen tatsächlich, wenn die Post täglich von Mitarbeitenden geöffnet, sortiert, gestempelt und anschließend an die zuständigen Kolleg*innen verteilt werden muss? Wie wird sichergestellt, dass Unterlagen im Nachhinein bei Bedarf schnell zugänglich sind? Werden Aufbewahrungsfristen gewahrt? Erfolgt eine datenschutzkonforme Vernichtung der Unterlagen? Der digitale Posteingang stellt die sichere Alternative dar, nicht nur in Krisenzeiten.
Wichtige Vorteile im Überblick
Schnelle Zustellung: Wir gewährleisten die tagesaktuelle Zustellung Ihrer Post; Transport- und Liegezeiten fallen weg, die Reaktionszeiten in der Postbearbeitung verkürzen sich.
Zugänglichkeit und Verfügbarkeit: Dokumente können jederzeit von überall geöffnet, bearbeitet und archiviert werden. Dabei können mehrere Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten die Post zeitgleich erhalten und bearbeiten. Die Originaldokumente bleiben erhalten und können bei Bedarf angefordert werden.
Bearbeitung: Die Post wird entsprechend der Unternehmensprozesse sortiert, klassifiziert, verteilt und archiviert. Highend-Scanner sichern hohe Qualität, die OCR-Erkennung sorgt für eine schnelle Volltextsuche innerhalb der Dokumente. Die PDF-Dokumente bieten ebenso die Möglichkeit, Texte zu kopieren.
Sicherheit: Ihre Post liegt bis zum Ablauf aller Aufbewahrungsfristen in unserem gesicherten Archiv. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente gesetzeskonform vernichtet.
Kostenersparnis: Sowohl der Wegfall der Poststelle als auch die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen spart wichtige Ressourcen und Kosten.
Transparenz: Die Post liegt sicher in einem digitalen Archiv mit vollumfänglichen Suchfunktionen.
Ablauf der Umstellung von der manuelle Postbearbeitung zur Digitalen Poststelle
- Umleitung der Unternehmenspost, z. Bsp. mittels Nachsendeauftrag.
- Die Post wird entsprechend der Geschäftsprozesse sortiert und klassifiziert, wichtige Informationen für die interne Verteilung werden erfasst.
- Persönliche sowie vertrauliche Post wird auf Wunsch ungeöffnet aussortiert und zurückgesendet.
- Die Post wird für den Scanner aufbereitet, das heißt auch geklammerte und gebundene Unterlagen werden nach entsprechender Vorbereitung erfasst.
- Das Scannen der Post erfolgt täglich mittels High-End-Scanner, dabei können Formate bis A3, aber auch Großformate bis A0 verarbeitet werden.
- Scannen mittels OCR sichert das Suchen mit Volltextsuche und ermöglich das Kopieren von Texten.
- Nach dem Scannen erfolgt eine Qualitätskontrolle hinsichtlich Qualität der Scans und der Überprüfung der hinterlegten Stammdaten.
- Die Post wird automatisiert an entsprechende Mitarbeitende, Standorte und Abteilungen verteilt.
- Die Originale werden 90 Tage archiviert, Dokumente mit Aufbewahrungsfristen können in unserem Archiv bis zu deren Ablauf rechtskonform eingelagert werden. Ein Abruf bzw. die Zustellung der Originaldokumente ist jederzeit möglich.
- Erstellung einer Blacklist möglich - Briefe oder Werbesendungen, welche nicht digitalisiert werden sollen, werden entsprechend der Blacklist direkt aussortiert.
- Vernichtung der Dokumente erfolgt gesetzeskonform.